Mensagem automática no WhatsApp: como fazer?

Quer saber como criar mensagens automáticas para clientes? Então continue lendo este texto, pois nós ensinamos tudo o que você precisa saber!

Para que você tenha a melhor experiência de leitura, qual é o seu objetivo com o conteúdo?

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Agora, se você quer aumentar a satisfação dos clientes, estreitar a relação e vender mais a partir do WhatsApp, nossos especialistas vão te ajudar 👇

Está com pouco tempo? É só dar o play 🙂

Quer ler o texto completo? Nele você encontrará:

• A importância do WhatsApp Business
• Mensagem automática para clientes no WhatsApp: passo a passo
• O que são mensagens automáticas
• Como fazer uma mensagem de saudação no WhatsApp
  • Como criar uma mensagem automática
• Exemplos de mensagens para clientes
• Automatização de mensagens

Vamos lá?! Boa leitura. 🤖

Há alguns anos, ter um excelente atendimento ao cliente era visto como um diferencial competitivo. Porém, com o passar do tempo, os consumidores foram ficando cada vez mais mais exigentes. Gerar boas experiências de atendimento já não é mais uma opção, é indispensável.

Por isso, colocar as necessidades dos clientes no centro de decisões da sua empresa é fundamental. 

No entanto, não basta apenas uma interação com impacto positivo. A experiência dos consumidores precisa ser incrível do início ao fim de sua jornada com a marca. E o atendimento é um dos grandes responsáveis por essa percepção.

Mas, afinal de contas, o que é um bom atendimento?

Imagine que você está entrando em uma loja, agência bancária ou outro ambiente físico. Podemos pensar que uma experiência de atendimento incrível é aquela quando: 

Essa é uma excelente experiência, certo? 

Mas, e quando levamos essa vivência para o digital? Antes as empresas tinham certeza do que deveria ser feito para gerar um impacto positivo nos clientes. Porém, os últimos anos vieram para transformar tudo.

Com a pandemia, as organizações precisaram migrar todos os seus processos para o digital, inclusive o atendimento ao cliente.

Foi aí que começou busca por canais que pudessem facilitar esta adaptação, tanto das empresas quanto das pessoas. E o grande grande destaque ficou com o WhatsApp.

A importância do WhatsApp Business para o atendimento ao cliente

Quando as empresas precisaram se adaptar a uma nova realidade instantaneamente, o WhatsApp cumpriu um papel muito importante.

Por conta da facilidade que ele já empregava às comunicações pessoais, fez com que ele fosse a opção número 1 de muitas marcas. Além disso, 99% dos brasileiros já têm o app instalado em seus celulares, o que facilitou ainda mais o sucesso.

▶️ Extra: Confira como o WhatsApp ajudou o setor bancário a seguir se relacionando com os clientes na pandemia:

Hoje o aplicativo conta com mais de 2 bilhões de usuários ativos por mês. De acordo com o Panorama da Mobile Time, é o canal com o maior número de chatbots ativos atualmente.

Por conta da existência das versões Business e Business API do canal, ele passou a fazer parte das estratégias de comunicação de empresas de todos os portes. Foi graças às possibilidades que as versões empresariais do WhatsApp oferecem, que ele se tornou um fenômeno. 

Desta forma, a comunicação entre empresas e pessoas, além de ganhar mais agilidade, não deixa de ser profissional.

Dentre as principais funcionalidades disponíveis, estão:

Conta Business 💼

Deixe suas informações comerciais destacadas no perfil do WhatsApp.

Catálogo de produtos e serviços 🛍️

Crie catálogos completos e deixe disponível no perfil do canal para facilitar a experiência do consumidor.

Classificação de contatos com etiquetas especiais 🏷️

Facilite o gerenciamento de suas conversas com a classificação dos contatos.

Quick Replies 💬

Configure respostas rápidas para enviar em situações comuns.

Implementação de chatbots (exclusivo para versão Business API) 🤖

Desenvolva um chatbot especificamente para atender no canal.

Listas de transmissão💸

Monte listas para disparo de mensagens em massa.

WhatsApp Pay 💸

Envie e receba pagamentos diretamente através do canal.

Mensagens Automáticas 📲

Configure mensagens que serão enviadas automaticamente em situações pré definidas.

Todas elas são fundamentais para que os clientes tenham uma ótima experiência de atendimento. No entanto, as mensagens automáticas ganham um destaque especial. Elas ajudam a conferir um tom mais pessoal e também garantem mais agilidade. 

Confira o que são mensagens para clientes automáticas, como fazer, exemplos e dicas!

Como mandar mensagem automática no WhatsApp: passo a passo

No início do texto, nós levantamos uma reflexão: o que é um bom atendimento? Quando levamos esta reflexão para o digital é fundamental que a gente esteja atento a alguns pontos, como:

• Nunca deixe o cliente esperando!
• Disponibilize mensagens de saudação que tenham a cara do seu negócio.
• Seja sempre ágil e resolutivo.

Justamente por isso, as mensagens automáticas para clientes são indispensáveis em qualquer estratégia de comunicação.

Quer saber como automatizar mensagens no WhatsApp? Confira no vídeo a seguir!

O que são mensagens automáticas?

São mensagens que, quando configuradas em sua conta do WhatsApp Business, são disparadas automaticamente para o cliente. Elas evitam que os consumidores fiquem aguardando muito tempo por atendimento humano. Além disso, atuam como uma espécie de recepcionista que pode antecipar as necessidades dos cliente.

Como colocar resposta automática no WhatsApp?

Se você não faz ideia de como configurar uma mensagem automática para cliente, nós mostramos um passo a passo para que você possa fazer na sua conta.

Você pode assistir ao vídeo, ou ver nas imagens como fazer!

1. Após clicar nas configurações do WhatsApp Business, procure por “Ferramentas comerciais”

2. Escolha o tipo de mensagem que deseja criar uma resposta automática, aqui usaremos o exemplo de “Mensagem de saudação”

3. Ative o botão destacado abaixo e em “Mensagem de saudação” crie a mensagem que deseja enviar.

Como criar mensagem de saudação?

1. Clique em configurações na sua conta do WhatsApp Business;
2. Escolha o tipo de mensagem que deseja criar dentre as opções disponíveis;
3. Ative o botão destacado na imagem e escreva a sua mensagem automática.

Agora que você já sabe como configurá-las, vamos te mostrar como escrever as melhores mensagens automáticas para transformar a experiência dos seus clientes.

Existem algumas variações de momentos para os quais você pode deixar configuradas mensagens automáticas, os mais comuns são:

• Mensagens de saudação;
• Mensagens de ausência;
• Mensagem de espera
• Informação sobre férias e feriados;
• Resolução de problemas;
• Mensagens comerciais;
• Mensagens de agenda.

Exemplos de mensagens automáticas

Agora que vocês já sabem qual é a base para a escrita de boas mensagens, nós vamos listar algumas dicas que podem se encaixar no seu negócio. Veja como mandar mensagem automática no WhatsApp. 

Mensagem de saudação:

A mensagem de saudação precisa transmitir a essência da sua marca logo no primeiro contato e, ao mesmo tempo, funcionar como uma forma de recepção.

Imagina que você chegou em uma loja e nenhum vendedor veio falar com você. Decepcionante, né? No digital acontece o mesmo, por isso, a resposta automática no WhatsApp é fundamental.

[Ideia 1] Seja bem-vindo a [sua marca]! Como posso ajudá-lo?

[Ideia 2] Hey, que bom que você chegou! Nós da [sua marca] estamos muito felizes em poder ajudá-lo 😀

[Ideia 3] Olá, tudo bem? Estamos totalmente à disposição para ajudá-lo. Nos informe o que precisa, e em breve nossos atendentes irão responder.

[Ideia 4] Bom dia! Como você está? Nós da [sua marca] agradecemos o seu contato, como podemos ajudá-lo?

[Ideia 5] Olá! Estamos muito felizes com o teu contato 😍 como podemos te ajudar?

Mensagem de ausência:

Chegar em um local e perceber que ele está fechado é frustrante, mas pior ainda é não ter esta informação e ficar por lá aguardando.

Para evitar situações desagradáveis, tenha sempre configurada uma mensagem automática de ausência.

[Ideia 1] Olá, tudo bem? Estamos muito felizes que você tenha pensado na [sua marca]! No momento não estamos atendendo, mas voltamos em breve. Pode deixar sua mensagem, assim que voltarmos você será atendido.

[Ideia 2] Opa, tudo certo? No momento estamos ausentes, voltamos às 16h e você já está em nossa lista de prioridade para atendimento.

[Ideia 3] Olá! Nosso horário de atendimento é das 12h às 17h, assim que voltarmos sua mensagem será respondida com máxima agilidade.

[Ideia 4] Bom dia! No momento não estamos atendendo, mas logo estaremos de volta.

[Ideia 5] Olá, a [sua marca] agradece o seu contato, mas no momento não estamos atendendo. Em breve retornaremos.

Mensagens de espera:

Ninguém gosta de cair em uma fila de espera, mas se tem algo que pode amenizar a insatisfação e até mesmo reverter o jogo é deixar o consumidor informado.

Seja sincero quanto ao tempo de espera, ou indique formas daquela pessoa conseguir um atendimento mais ágil.

[Ideia 1] Olá, tudo bem? Estamos muito felizes que você tenha procurado a [sua marca], e por isso gostaríamos de te dar toda a atenção do mundo, mas, infelizmente, nossos atendentes estão todos ocupados e a previsão de liberação é de 20 minutos. Agradecemos a sua compreensão <3

[Ideia 2] Seja bem-vindo a [sua marca]! No momento nossos atendentes estão ocupados e o tempo de espera estimado é de 40 minutos. Se a sua demanda for urgente, pode nos contatar através do fone [seu número].

[Ideia 3] Olá, verificamos que a resolução da sua demanda levará em torno de 30 minutos. Tudo bem? Assim que tivermos a sua resposta, enviaremos uma mensagem.

[Ideia 4] Bom dia! Tudo bem? Agradecemos o seu contato, mas, no momento, todos os nossos atendentes estão ocupados. Dentro de 20 minutos retornamos, ok?

[Ideia 5] Olá! agradecemos o seu contato. Vamos solucionar a sua demanda em breve.

Resolução de problemas

Quando o cliente tem uma reclamação, é preciso ter toda a atenção com a demanda para que a situação possa ser revertida. Mostre que você se importa e que está ali para resolver a situação com máxima agilidade.

[Ideia 1] Olá! Sentimos muito pelo ocorrido e informamos que o nosso suporte já está trabalhando para resolver a situação. Assim que estiver tudo pronto, enviaremos uma mensagem. 

[Ideia 2] Recebemos a sua mensagem e já estamos trabalhando nisso. Pedimos desculpas pelo ocorrido, mas saiba que estamos totalmente à sua disposição para resolver com máxima agilidade.

[Ideia 3] Estamos aqui para resolver a situação! Já estamos trabalhando na sua solicitação, e em breve estará solucionado. Pedimos desculpas pelo ocorrido e esperamos que isso não prejudique sua experiência.

[Ideia 4] Olá! Sentimos muito que isso tenha acontecido com você. Já repassamos a demanda para o nosso time responsável e dentro de 24h estará solucionado. Enquanto isso, seguimos totalmente à disposição.

[Ideia 5] Bom dia! Prezamos sempre por oferecer a melhor experiência para nossos clientes e sentimos muito que isso tenha ocorrido com você. Já estamos trabalhando para resolver, em breve entraremos em contato.

Agilização do atendimento

Saber que sua demanda já está sendo atendida deixa o consumidor mais tranquilo, e consequentemente torna sua experiência melhor. Confira o exemplo abaixo:

Para te ajudar a escrever essas mensagens nós vamos compartilhar algumas dicas imperdíveis:

🔎 Pesquise a linguagem do seu consumidor

Antes mesmo de começar a pensar nas suas mensagens automáticas, é preciso saber exatamente como o seu público se comunica.

Claro que as interações comerciais exigem um tom mais profissional, mas não torne isso engessado. Para a comunicação ser efetiva, é preciso falar a língua do seu consumidor.

Ou seja, saiba bem quem são seus clientes, estude a forma como eles se comunicam e adeque ao tom de voz da sua empresa. Mensagens assim irão gerar mais conexão com os consumidores, despertando sua empatia e consequentemente, serão mais assertivas.

🎯 Tenha um objetivo de comunicação bem definido

Qual o objetivo da sua comunicação via WhatsApp com os clientes? Atendimento, suporte, vendas, agendamentos? Tenha isso muito bem definido para que a sua mensagem seja altamente resolutiva para os consumidores.

🛣️ Estude a jornada de consumo dos seus clientes

É fundamental saber em qual etapa da jornada de consumo seus clientes estão. Eles já conhecem sua empresa? Já consumiram algo com você? Vieram de outro canal? Estas são perguntas que vocês precisam ter em mente no momento de criar suas mensagens automáticas.

📈 Realize constantes pesquisas com o seu público para melhorias

Configurou uma mensagem que não vem tendo um bom resultado? Faça constantes avaliações com os seus clientes, para saber o que eles acham da sua comunicação no geral. 

De acordo com as respostas, implemente melhorias para que as suas mensagens gerem mais conexão com os consumidores.

Automatização de atendimento com chatbots

A função de mensagens automáticas para clientes é ótima para atender empresas com demandas menores de interações. Mas atenção! Tudo depende da quantidade de atendimentos que seu negócio faz. Esse recurso do WhatsApp pode não é ideal para volumes menores.

Imagine o que pode acontecer com uma alta quantidade de pessoas mandando mensagens ao mesmo tempo. Tudo bem, elas recebem a mensagem automática. Porém, o atendente sempre vai ter que prestar assistência do que está acontecendo. 

Se esse problema se encaixar no seu negócio, talvez a melhor saída seja optar por implementar um chatbot para WhatsApp.

Esse recurso de chatbot para WhatsApp existe para resolver e otimizar ainda mais os atendimentos neste canal, possibilitando a criação de fluxos maiores de comunicação. Desta forma, o chatbot pode realizar atendimentos do início ao fim sem a necessidade de passar para o atendente humano.

Tendo integrações com os demais sistemas utilizados pela empresa o chatbot pode ser transacional e realizar tarefas como:

• Entregar 2º via de boletos;
• Agendar consultas;
• Tirar pedidos;
• Abrir tickets;
• Agendar suporte;
• Ajudar no processo de compra.

Ou seja, ele pode auxiliar no que for necessário de acordo com a necessidade da sua empresa, indo além do atendimento.

Gostou das dicas? Esperamos que elas sejam úteis para a sua estratégia e que te ajudem a oferecer experiências cada vez melhores para os seus clientes. 

Quer entender melhor o assunto ou saber como o canal pode ajudar a impulsionar o seu negócio? Fale com nosso time de especialistas.